enabledBy… Jenny Pouwels voor gemeente Venlo

heeft de gemeente Venlo enabled om papierloos te werken

logo_venlo

Op een gemiddeld kantoor wordt nog steeds veel papier verstouwd. Van het printen van een voorstel tot het afdrukken van hand-outs voor presentaties, het is papier wat de klok slaat onder het Nederlandse systeemplafond. Ook bij gemeenten draaien de printers overuren. Niet alleen om tijdens vergaderingen de benodigde documenten bij de hand te hebben, maar ook om op de juiste manier (zoals wet- en regelgeving dat voorschrijft) documentatie te archiveren. Hier is veel fysieke opslagruimte voor nodig, en bovendien worden er (onnodig) veel bomen voor gekapt. Gelukkig zetten veel gemeenten stappen richting een papierloos kantoor. Jenny Pouwels is Integration Consultant bij Enable-U en eerder dit jaar hielp zij de gemeente Venlo om papierlozer te werken.

De gemeente Venlo is de grootste gemeente in Noord-Limburg. Er wordt dan ook regelmatig vergaderd om tot bestuurlijke besluiten te komen. De gemeente vergadert digitaal en gebruikt hiervoor de oplossing iBabs. Hiermee kan de gemeente digitaal samenwerken, vergaderen, afspraken plannen en documenten beheren en ordenen. Met iBabs worden de stapels papieren documenten die nodig zijn voor een besluit, teruggebracht tot de dikte van een tablet. Echter moet alle documentatie rondom een besluit nog steeds gearchiveerd worden in het zaaksysteem, om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. In de oude situatie werden alle documenten in iBabs nog handmatig overgezet naar het zaaksysteem. Erg tijdrovend en niet gebruiksvriendelijk. Een koppeling tussen iBabs en het zaaksysteem was dus zeer wenselijk om alle documenten uit iBabs geautomatiseerd in het zaaksysteem te archiveren.

De gemeente Venlo heeft Enable-U ingeschakeld om deze koppeling te ontwikkelen. Jenny volgde op dat moment nog een traineeship bij Enable-U. Jenny: “Dit was voor mij het eerste project waarin ik zelfstandig te werk kon gaan. Uiteraard hebben we de koppeling samen met andere Enable-U collega’s opgeleverd. Ondertussen ben ik een heuse iBabs expert geworden, zelfs binnen de gemeente Venlo. Het leuke aan dit soort projecten is dat je echt samen met gemeenten gaat kijken naar de best passende oplossing. Als je dan van je werkgever ook nog de nodige vrijheid en zelfstandigheid krijgt, heb je het recept voor succes. In een paar maanden tijd hebben we met het Enable U team de koppeling live gebracht, waardoor Venlo nu veel efficienter kan werken, er minder administratielast is en er ook minder bomen gekapt hoeven te worden.”

Heeft dit verhaal van Jenny jou geïnspireerd? En wil jij met jouw technische achtergrond ook een maatschappelijk relevante bijdrage leveren aan de digitale overheid? Neem dan gerust contact met ons op.